Recrutement : Assistant/e de Direction

Nous recherchons un(e) super assistant(e) de direction.

Le poste est basé à Lyon.

Fonctions principales :

  • Élaborer et gérer les tableaux de bords commerciaux et de production de la Direction
  • Synthétiser les données commerciales et de production au sein de l’entreprise
  • Participer à la démarche commerciale et établir des reportings au Directeur
  • Assurer la gestion et la coordination des informations entre la Direction, les collaborateurs de VOXOA Conseils et les interlocuteurs externes
  • Vérifier la bonne application des méthodes VOXOA par les collaborateurs et participer activement à l’évolution des procédures
  • Participer à la création de méthodes et outils de travail

Activités détaillées :

Gestion contractuelle et commerciale :

  • Gère les dossiers de candidatures et offres dans le cadre des consultations depuis la veille jusqu’à l’envoi des dossiers, suivi du tableau de bord commercial.
  • Gère le suivi et la mise à jour des pièces administratives et commerciales (CV, références…) nécessaires aux dossiers de candidatures et offres.
  • Rédige et suit les contrats et avenants de VOXOA Conseils, en lien avec la direction juridique.
  • Gère la facturation de VOXOA : production des cadres de facturation, calcul des révisions, gestion de la sous-traitance, facturation sur le logiciel GX, envoi et suivi (gestion Chorus, encaissements, relances).
  • Met à jour le logiciel salesforce.

Gestion financière et d’activité :

  • Tient à jour les tableaux et le logiciel (GX) de reporting financier : prévisionnel, facturation, avancements physiques réels des opérations (FAE), déclaration d’assurance…
  • Établit et suit les tableaux de bords de production de la Direction et des Responsables de pôle, participe aux réunions de gestion de l’activité.
  • Intervient en appui du directeur pour le suivi des procédures de reporting mensuel.
  • Mets à jour le tableau de planification de la production, suit et enregistre les débriefings effectués par l’équipe de production.
  • Répond aux sollicitations de l’équipe de production sur ces volets.
  • Coordonne les informations entre la production et son responsable.
  • Participe à la récolte des variables de paie.

Gestion d’agence :

  • Participe à la tenue de l’agence
  • Ouvre et dispatche le courrier
  • Participe à l’accueil physique et téléphonique, tenue du standard un à deux jours par semaine.
  • Participe à l’affranchissement du courrier sortant
  • Participe à l’organisation des déplacements des collaborateurs (achats de billets)

Production opérationnelle

  • Participe ponctuellement au secrétariat technique de l’activité, en renfort de production : dossiers de consultations, rédaction d’OS et d’avenants, vérification et révisions des états d’acomptes, etc.

Compétences attendues :

  • Grande rigueur et orthographe.
  • Résistance au stress (délais de réponses aux appels d’offres) ;
  • Techniques de communications écrites et orales éprouvées.
  • Connaissance du secteur de la maîtrise d’ouvrage ou de l’assistance à maîtrise d’ouvrage.
  • Aisance avec les chiffres.
  • Compétences informatiques : Excel confirmé, Indesign, Outlook, Word et Powerpoint
  • Une connaissance du logiciel de gestion Everwin GX serait un plus.
  • Connaissance de Salesforce et anglais professionnel souhaités.
  • Méthodes de classement et d’archivage.
  • Expérience requise : 5 ans minimum

Lien hiérarchique :

Resp. du pôle gestion, Direction générale

Horaires :

39H/sem (35H+4 heures supplémentaires)

Déplacements nationaux inter agences ponctuels

Social :

  • Titres restaurants
  • RTT
  • Mutuelle & surcomplémentaire
  • Remboursement 50% abonnement de transports sur justificatifs (annuel/mensuel)
  • Participation annuelle abonnement culture/loisirs : 50 €
  • Télétravail
  • Indemnités kilométrique vélo

Envoyez-nous votre CV et LM sur direction@voxoa.fr en mentionnant la référence : candi_ADD_Lyon