Recrutement : Assistante technique

Pour notre agence de Lyon, nous recherchons une ou une assistante technique !

Poste basé à Lyon.

Fonctions principales :

Au sein de l’équipe de gestion de VOXOA vous réaliserez notamment les missions suivantes :

  • Suivi opérationnel :
    • Etablir les états d’acomptes et les enregistrer dans le tableau de suivi ;
    • Suivre les délais de traitement des états d’acomptes, le cas échéant, arbitrer les urgences ;
    • Assister les chefs de projets AMO et le service juridique sur les aspects techniques : rédaction d’OS et d’avenants, validation de dossiers de sous-traitance, rapport d’analyse des offres/candidatures, etc.
    • Gérer les boîtes mails : identification de la nature des demandes, arbitrage des urgences, tri et archivage.

 

  • Participation au management :
    • Etablir pour la Direction la synthèse hebdomadaire des reportings d’affaire des collaborateurs ;
    • Etablir pour la Direction le compte rendu des réunions mensuelles ;
    • Participer à la démarche Qualité de VOXOA : vérification de la bonne application des procédures, propositions d’améliorations, participation aux audits.

 

  • Gestion d’agence et polyvalence :
    • Participer à l’accueil physique et téléphonique et à la tenue de l’agence ;
    • Participer à l’affranchissement ;
    • Participer à l’archivage papier et réseau des documents ;
    • Participer au suivi logistique de l’agence (déplacements, fournisseurs, véhicule de l’agence, coursiers, etc.) ;
    • L’assistante technique peut être amené(e) à participer au processus commercial de Voxoa : mise à jour des fiches références, participation à l’élaboration des propositions commerciales.

 

  • Participation à la démarche de Voxoa selon la stratégie mise en place par la Direction :
    • Participation au développement d’outils structurants et méthodologiques pour la réalisation de l’activité et sa gestion ;
    • Propositions d’améliorations en concordance avec les évolutions techniques, économiques et culturelles du monde du bâtiment ;
    • S’approprier et enrichir la culture d’entreprise de Voxoa.

Compétences attendues :

  • Connaissance de l’environnement du bâtiment ;
  • Connaissance des spécificités de calcul des états d’acompte ;
  • Utilisation confirmée de l’outil informatique : traitement de texte, tableur ;
  • Modalités d’accueil, techniques de communication ;
  • Normes rédactionnelles, prise de notes rapide ;
  • Règles d’affranchissement du courrier ;
  • Méthodes de classement et d’archivage.

Envoyez-nous votre CV via le formulaire de notre site internet, rubrique CONTACT (lettre de motivation dans le corps de texte de votre formulaire SVP) en signalant la référence Assistante-lyon.